新型コロナの影響で、半強制的にリモートワークに切り替わったという人も多いと思います。リモートワークで通勤時間が減ったなど喜びの声も聞こえる一方で、同僚や上司、お客さんの状況が見えないことでコミュニケーションの壁を感じている人も少なくないのではないでしょうか。
リモートワークでは当然ですがオンラインでのコミュニケーションがとなります。「対面なら一瞬で終わる会話なのに!」とストレスを感じだことはありませんか?
特にメールやチャットなどのテキストベースでのコミュニケーションの場合、意図した内容やニュアンスが伝わらないこともしばしば・・・。
徐々に、オフィスワークに戻っている方もいるようですが、リモートワークを今後も続ける企業も多いようです。
オンラインのコミュニケーションに苦手意識を持っている方も、このコラムで紹介するポイントを押さえていただければ、今までより円滑に、そしてストレス少なく仕事を進められると思います。
オンラインコミュニケーション
オンラインによるコミュニケーションは、大きく分けるとテキストベースのメールやチャットツール、そして会話ベースのコール(通話)が挙げられます。
- メール(テキストベース)
- チャットツール(テキストベース)
- コール(表情・声色・ボディランゲージ等)
テキストベースコミュニケーション
ここでは、メールやチャットなどのテキストベースコミュニケーションについて見ていきましょう。
コール(電話)であれば、相手の声色やビデオが付いていれば表情でも情報が入ってきますが、テキストベースのメールやチャットの場合はそうはいきません。
しかし、テキストベースのコミュニケーションにはテキストベースであるが故のメリットもあります。
ここで、メリットデメリットを見ていきましょう。
メリット
- 情報や指示が明文化されるため、認識齟齬が起きづらい
- 文字として記録に残るので、「言った・言わない」のトラブルが起きにくい
- 会話によるコミュニケーションが苦手な人にとってはストレスが少ない
- コールよりも、必要最小限の関係者の工数・時間でコミュニケーションが取れる
デメリット
- 情報や指示の内容が曖昧な場合、認識齟齬が起こってしまう可能性がある
- 全てを正しく伝えようとすると、文書が長くなってしまい要点が伝わりづらくなる
- 表情や声色などが分からないため、微妙なニュアンスが伝わらない場合がある
- 相手が情報や指示を受け取っているのか、リアルタイムに分からない場合がある
テキストベースコミュニケーションの極意
レスポンススピードが命(まずはリアクションだけでも!)
デメリットにも登場した「リアルタイム」の部分に関わってきますが、発信者は相手が情報を受けったかどうかを気にする場合があります。
有名なチャットツールであるSlackやTeamsでは投稿に対して、スタンプでリアクションをすることができます。
このスタンプを上手に活用することで、クイックかつ柔らかく、情報を受け取った意思表示をすることが可能です。
Slackでは自身で作成したスタンプや画像をアップロードして利用することもできるので、楽しみながら活用できそうですね。
主語・目的語、具体的な内容を含める
文字ベースのコミュニケーションでは、当然、相手は受け取った文字から内容を把握するしかありません。
文章を書いてる本人は、主語や目的語が分かった上で書いているかもしれませんが、相手からしたら分からないかもしれません。
そういった、ハイコンテキストなコミュニケーションは文字ベースのコミュニケーションでは避けるべきかもしれません。
なるべく相手の理解力に委ねることなく、主語・目的語、具体的な伝達内容がパッと見て伝わる文章を心がけるとストレスや齟齬の少ないコミュニケーションが実現するでしょう。